Gemensamma arbetslokaler – effektiv tidsanvändning, sociala kontakter, nära kunden

Allt färre arbetsuppgifter kräver att arbetstagaren alltid är närvarande på kontoret. Distansarbete har blivit en del av vardagen för allt fler anställda som utför tankearbete i och med att det går att hålla kontakt med arbetskamraterna i realtid via nätet. Dessutom är det vanligt att arbeta i team vars medlemmar befinner sig i olika städer eller till och med olika länder. Det har också skett en klar förändring i arbetskulturen och arbetsgivarna identifierar allt oftare distansarbete som ett sätt att effektivera arbetet. I synnerhet då arbetet omfattar mycket kundmöten är det enklaste och effektivaste sättet att arbeta nära kunden.

Valmöjligheter och flexibilitet

IT-företaget Tieto har ett stort antal kunder i Helsingfors centrum, medan företagets egna lokaler finns utanför centrum. Därför kan det vara tidsödande för arbetstagare som gör kundbesök att komma tillbaka till företagets kontor efter kundbesöken. Våren 2016 tog Tieto i bruk Technopolis gemensamma UMA-lokaler för att företagets anställda ska kunna använda sin tid så effektivt och meningsfullt som möjligt.

Ännu viktigare än att de anställda inte behöver använda sin tid till resor är enligt Ville Jallinoja, som ansvarar för Tietos fastigheter, de valmöjligheter och den flexibilitet som de gemensamma arbetslokalerna erbjuder de anställda. Lokalen kan användas av alla anställda oberoende av om de gör kundbesök eller inte. ”Den som behöver uträtta ett personligt ärende mitt på dagen i Helsingfors centrum har en lika bra orsak att arbeta i coworkinglokalen i centrum resten av dagen”, säger Jallinoja när han förklarar företagets principer.
De anställda vid Tieto har enligt Jallinoja gjort sig förtrogna med lokalen och börjat använda den flitigt. Detta visar att det har funnits ett behov av alternativa arbetslokaler. En livlig diskussion har förts på företagets intra. En del anställda har delat med sig av sina erfarenheter och andra har bett om tips. ”Någon har frågat om man har arbetsro där och om det finns restauranger i närheten där man kan utnyttja företagets lunchförmån. Ibland delar någon en bild med en kopp cappuccino och konfekt.” Jallinoja berättar också att några team har beslutat sig för en något annorlunda arbetsdag och alla i teamet har begett sig till UMA-lokalen för att arbeta där.

Sociala kontakter behövs under arbetsdagen

Ur arbetsgivarens synvinkel och med tanke på det utförda arbetet spelar det ingen roll om de anställda utför sitt arbete på kontoret, hemma eller till exempel på ett kafé. För arbetstagaren har arbetsmiljön dock stor betydelse.  Ville Kurkinen, analytiker vid Tieto, arbetade tidigare hemifrån för att undvika långa dagliga resor till och från arbetet. När arbetsgivaren tog i bruk UMA-lokalen i centrum av Helsingfors började Kurkinen arbeta där.

Han deltar i projekt där medlemmarna är utspridda över hela landet och även utanför landets gränser. Han håller i regel kontakt med kollegerna via telefon och internet. Att arbeta utanför hemmet ger enligt Kurkinen framför allt nödvändiga sociala kontakter under arbetsdagen.  ”Det är mentalt ganska tungt att alltid vara hemma”, konstaterar Kurkinen.

Att omges av andra som också arbetar ger honom också känslan av att verkligen vara på jobb. ”Jag menar inte att jag latar mig om jag är ensam, men om jag har en separat arbetsplats är det lättare att skilja på arbete och fritid än om jag arbetar i det egna vardagsrummet.”

Varje ny kontakt kan vara till nytta för företaget

I en gemensam arbetslokal kan man knyta nödvändiga sociala kontakter, men namnet kan också skrämma en del. Hur mycket måste man ha gemensamt? Är det arbetsro i lokalen? Kurkinen är van att arbeta i ett öppet kontorslandskap och anser att det i stort sett är detsamma att arbeta i en coworkinglokal som i ett normalt öppet kontorslandskap. ”Jag har också arbetat i ett öppet kontorslandskap i Madrid. Jämfört med det är det nästan tyst som i graven här”, säger Kurkinen. ”Någon som verkligen har enstöringsnatur och har arbetat i samma rum i 20–30 år väljer kanske ändå inte denna lokal, eftersom han eller hon föreställer sig att det finns för mycket störande faktorer.”

En gemensam arbetslokal delas av anställda och frilansare från olika företag som således kan knyta kontakter över företagsgränserna.  Enligt Jallinoja är ett stort antal kontakter med olika slags människor uttryckligen det som numera spelar en nyckelroll med tanke på framgång. Han konstaterar att även om ibruktagandet av coworkinglokalen i sig knappast revolutionerar Tietos framtid innebär det ändå många möjligheter att knyta nya viktiga kontakter. ”Det är redan en enorm succé om vi får ett par fungerande relationer att vidareutveckla utifrån de kontakter vi knutit i coworkinglokalen. Det är alltid fråga om små bäckar i början.”

Kontorets finaste rum står nästan alltid tomma

Försäljningsdirektör Jose Hämäläinen vid företaget Temotek som verkar i byggbranschen avstod från sitt arbetsrum på företagets kontor för att börja arbeta i den gemensamma UMA-arbetslokalen. Hämäläinen anser att gemensamma arbetslokaler är ett bra sätt för företag att spara in på lokalkostnaderna, eftersom dessa lokaler erbjuder flexibilitet och minskar mängden oanvända arbetsrum. ”Eftersom mitt arbete som försäljningsdirektör omfattar mycket kundbesök är mitt arbetsrum nästan alltid tomt. Jag gav mitt arbetsrum till företagets arbetsledare som behöver det mer än jag. Det är helt absurt att de högsta direktörerna i många företag har de största, finaste och dyraste rummen även om de är minst av alla på plats.”

Vid sidan av sitt arbete i huvudstadsregionen arbetar Hämäläinen ofta även i övriga delar av Södra Finland. Möjligheten att använda gemensamma lokaler förutom i Helsingfors även till exempel i Vanda och Tammerfors kommer enligt honom därför väl till pass. Innan UMA-lokalen togs i bruk arbetade Hämäläinen ofta i kaféer. ”I lokaler som är planerade som arbetslokaler får man ändå helt annan arbetsro och kan pusta ut mellan kundbesöken. Och kaffe får man också”, konstaterar Hämäläinen.

Väggar revs och kontoret utvidgades utanför företagslokalen

Konsultbyrån Granlund som specialiserat sig på husteknik har sitt huvudkontor i Malm, men de anställda träffar också ofta kunder i Helsingfors centrum. Företaget tog i bruk en gemensam arbetslokal för att de anställda ska kunna arbeta nära kunderna och för att tiden mellan kundbesök ska kunna användas för arbete och inte för resor. Företagets anställda rör sig mycket och vi ville ge dem tillgång till lämpliga arbetslokaler även i stadskärnan. På detta sätt kan de planera sina arbetsdagar effektivare och förnuftigare, berättar personalchef Minna Lappalainen och ledningens assistent Elina Lehti vid Granlund.

Ibruktagandet av en gemensam arbetslokal kan också ses som en del av den större omorganiseringen av arbetslokaler som pågått i företaget under sommaren. De nya lokalerna togs i bruk samtidigt som det öppna kontorslandskapet i företagets huvudkontor förnyades. Ungefär hälften av de 350 anställda på kontoret i Malm flyttade över till det mobila kontoret där de anställda inte har någon egen arbetsplats utan arbetsplatsen kan väljas enligt den aktuella arbetsuppgiften.

Francisco Forns-Samsó, som arbetar som konsult vid Granlund, deltar i internationella innovations- och utvecklingsprojekt. ”Jag arbetar huvudsakligen i Barcelona, men ibland har jag uppgifter som tar mig till Finland. Jag övernattar i centrum av Helsingfors och för mig är det speciellt praktiskt att kunna promenera till jobbet utan att behöva öda tid på onödiga resor. Mitt första besök i UMA-arbetslokalen var en mycket positiv upplevelse”, säger Forns-Samsó nöjt.

Arbetstagaren står alltid i fokus

Även större företag ser gemensamma arbetslokaler som en stor möjlighet. En delad lokal hjälper företaget att tillgodose behovet av olika arbetslokaler och erbjuder de anställda större flexibilitet.  En gemensam arbetslokal är ett kostnadseffektivt sätt att få en ypperligt belägen arbetsplats. Ekonomiska orsaker har varit en mycket marginell eller obetydlig faktor när företagen har fattat beslut om att ta i bruk en gemensam  arbetslokal. Denna lösning innebär förhoppningsvis framför allt ännu nöjdare anställda och en betydande konkurrensfördel vid rekryteringen av kompetent arbetskraft till företaget.